5 bước để lên kế hoạch cách tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện luôn gặp phải nỗi lo chung: Chạy đuổi theo thời gian, chạy đuổi theo khách hàng, chạy đuổi theo nhà cung cấp và chạy đuổi theo target. Dù có vẻ bề ngoài sang chảnh hay được gặp người nổi tiếng, thực sự người làm sự kiện hay event planner luôn biết rằng mình là một con sen chính hiệu. Kể cả bạn tự tổ chức tiệc sinh nhật hay tự tổ chức đám cưới, nỗi lo canh cánh bên lòng là đã đặt địa điểm xong chưa, mọi thứ thiệp mời in ấn có kịp thời gian, sự kiện có đủ hay để có khách đến không, vân vân và mây mây.

Mình đã không ít lần nghe lời than phiền của các bạn event planner rằng dù rất vui nhưng cũng rất mệt. Vui vì được chính tay tạo từ không thành có, từ ý tưởng sáng tạo lên thành hiện thực. Mệt vì chẳng có cái gì đúng theo kế hoạch và luôn thay đổi phút chót khiến xoay không kịp. Mình thấy nỗi khổ đó là đúng nhưng hoàn toàn có thể hạn chế được nhờ có sự lên kế hoạch rõ ràng. Hơn 8 năm làm sự kiện từ to đến nhỏ, từ trong nước lẫn nước ngoài, đã giúp mình đúc kết được nhiều bài học về tổ chức sự kiện mà sẽ phần nào giúp ích được các bạn mới vào nghề hay vẫn còn đau đầu mỗi giây phút lên kế hoạch tổ chức sự kiện.

Bước 1: Tưởng tượng ra ngày sự kiện
Lên kế hoạch sự kiện dù to dù nhỏ đều dẫn đến một ngày cụ thể, với thời gian sự kiện rõ ràng, với hoạt động và người tham dự thực tế. Ai cũng có thể nói muốn một buổi khai trương thật hoành tráng, một buổi họp báo nhiều người tham dự, hay một bữa tiệc nhiều kỷ niệm đáng nhớ. Nhưng thế có nghĩa là gì? thế nào gọi là nhiều? thế nào gọi là hoành tráng? Tưởng tượng ra chi tiết ngày diễn ra sự kiện sẽ giúp bạn biết đích xác phải làm những gì để đạt được mục tiêu sự kiện đề ra cũng như để chuẩn bị các phương án B C D để đối phó các tình huống xấu.

Những chi tiết cần có của một sự kiện:

  • Người tham dự: Ai là người đến tham dự? Họ có độ tuổi như thế nào? Họ có xu hướng tham dự sự kiện như thế nào? Họ đến với mục đích gì? Họ đến sự kiện với ai? Làm thế nào để kiểm soát ai đến ai không?
  • Hoạt động tại sự kiện: Sự kiện có một hoạt động chính hay nhiều hoạt động nhỏ? Người tham dự có phải cùng tham dự hoạt động cùng một lúc ? Nếu người tham dự chán 1 hoạt động họ có hoạt động khác để tham gia không? Các hoạt động chạy theo khung giờ nào, thời lượng và tần suất? Hoạt động nào bắt buộc phải có? Hoạt động nào có thể lược bỏ
  • Địa điểm: Địa điểm này ở đâu? có dễ dàng để khách đến không? chỗ gửi xe gần hay xa, miễn phí hay trả tiền, khả năng chứa xe là bao nhiêu? số lượng nhà vệ sinh có sẵn là bao nhiêu? Địa điểm trong nhà hay ngoài trời, có điều hòa/quạt/lò sưởi? Nếu trời mưa thì địa điểm có đáp ứng được không? Thiết kế của địa điểm có phù hợp mục tiêu? có thuận tiện cho việc set up các vật dụng trang trí thêm, âm thanh, ánh sáng
Một khi trả lời được những câu hỏi trên (và có thể nhiều hơn nữa) một cách rõ ràng mạch lạc, bạn sẽ có một khái niệm rõ ràng sự kiện sẽ diễn ra thế nào và vấn đề nào có thể xảy ra. Tưởng tượng càng chi tiết thì càng dễ dàng chuẩn bị. Tuy nhiên cũng nên lưu ý rằng đây chỉ mới là bước đầu tiên, nên sự kiện trong đầu bạn sẽ là phiên bản hoàn hảo nhất, chưa bị ảnh hưởng bởi các hạn chế mà trong thời gian bắt tay vào làm xảy ra. Bởi vậy, với tư cách người lên kế hoạch sự kiện, tâm thế luôn sẵn sàng là sự kiện thực tế sẽ khác với trong đầu lúc mới hình thành ra. Như vậy sẽ giúp bạn không bị thất vọng hay bất ngờ khi mọi việc không theo như ý muốn. Người ta nói, mọi thứ bắt đầu từ một giấc mơ, nên bạn cần phải mơ trước đã rồi mới tìm cách biến giấc mơ thành hiện thực.

Bước 2: Lên ngân sách
Bạn có thể thắc mắc rằng tại sao lên ngân sách lại ở bước 2 chứ không phải bước 1. Điều này là vì nếu ngay từ đầu bạn bị hạn chế bởi tiền bạc, sự kiện của bạn sẽ tự nhiên nhỏ hơn rất nhiều so với mong muốn. Lên ngân sách chỉ là bước để bạn thực hiện sự kiện của bạn một cách tốt nhất có thể. Phần nào thiếu và bạn vẫn muốn có được, bạn hoàn toàn có thể xin tài trợ thêm. Kỹ năng xin tài trợ là rất cần thiết của một người tổ chức sự kiện. Mình sẽ sớm có một bài post riêng chi tiết cách xin tài trợ "xin đâu được đó" và mẫu presentation của xin tài trợ để hỗ trợ bạn đọc.

Một sự kiện thì có tỉ thứ phải chi, vậy chi bao nhiêu cho thứ gì?



Mình đúc kết lại rằng dù là sự kiện gì, ngân sách nên chia theo tỉ lệ 40% cho nội dung, 30% cho địa điểm và trang trí, 20% cho ăn uống và giải trí, 10% cho marketing. Với thời đại bùng nổ thông tin và sự kiện thì nhiều nhan nhản, tập trung cho nội dung là điều cần thiết. Với nội dung tốt và đúng nhu cầu, công việc thu hút khách tham dự không khó. Thu hút khách tham dự chỉ là một phần, nội dung tốt sẽ để lại ấn tượng tốt với khách tham dự, khiến họ sẽ muốn nói về sự kiện sau đó hoặc tham dự các sự kiện tiếp theo hoặc thành khách hàng thân thiết. Mục tiêu chi cho nội dung tốt sẽ đặt sự kiện của bạn vào một tầm cao khác, có tầm ảnh hưởng vượt hẳn ra ngoài của một sự kiện đơn giản.

Địa điểm và trang trí chiếm 30% vì nó góp phần tạo không gian phù hợp cho sự kiện, đưa người tham dự vào một trải nghiệm hoàn thiện. Nếu suy nghĩ rằng chi vào địa điểm và trang trí là vứt tiền qua cửa sổ thì cũng không hẳn là chính xác. Dù rằng chỉ phục vụ đúng cho ngày sự kiện thôi, trang trí đẹp khiến khách muốn chụp ảnh và checkin tại sự kiện, tăng organic reach về sự kiện của bạn. Một địa điểm phù hợp tính chất sự kiện có ảnh hưởng lớn tới tiềm thức của khách tham dự, khiến trải nghiệm tham dự sự kiện được hoàn hảo nhất. Trong trường hợp bạn có địa điểm sẵn, phần kinh phí có thể đưa vào các mảng khác cho phù hợp.

Ăn uống và giải trí tăng thêm trải nghiệm sự kiện cho khách. Sự kiện càng lâu thì phần này càng phải được đảm bảo vì nếu khách tham dự bị đói, khát và thấy chán, họ sẽ quên mất phần nội dung hữu ích của sự kiện và chỉ tập trung vào cảm giác bị thiếu hụt. Nếu sự kiện của bạn là lễ hội ăn uống hay giải trí, thì phần này sẽ lập tức gộp vào với phần nội dung, trở thành điểm tập trung lớn nhất của sự kiện.

10% cuối cùng thường gây tranh cãi nhiều nhất là marketing. Khi mới nhìn qua, 10% ngân sách dành cho marketing là quá ít để thu hút khách. Rất nhiều kênh để quảng bá sự kiện như báo chí, tv, mạng xã hội, quảng cáo online offline. Để đưa thông tin ra, bạn sẽ phải tính đến chi phí sản xuất như thiết kế, in ấn, mua vị trí quảng cáo. Tất cả đều tốn kinh phí. Tuy nhiên một kế hoạch marketing hiệu quả cho sự kiện phải mang lại gấp 10 lần giá trị bỏ ra. Giá trị ở đây được tính theo đơn vị đo lường phù hợp cho sự kiện: số lượng vé bán ra (cho sự kiện bán vé), lượt người xem (cho sự kiện online hoặc chương trình tv), số lượng người tiếp cận tự nhiên (organic reach) sau sự kiện (cho sự kiện miễn phí hoặc khách mời). Chính vì thế là người tổ chức sự kiện, bạn cần nắm rõ giá trị của một đơn vị đo lường cho sự kiện của bạn là bao nhiêu. Kể cả sự kiện là miễn phí để tạo thương hiệu, vậy giá trị thương hiệu chia đầu người biết đến sau sự kiện là bao nhiêu? 10% dành cho marketing cũng là cách để bạn hạn chế tình trạng chi vô tội vạ cho nhiều kênh quảng cáo mà không biết sẽ đem lại hiệu quả thế nào. Mình sẽ post trong thời gian tới một bài riêng về các kênh marketing cho sự kiện, hiệu quả của từng kênh và cách sử dụng như thế nào để hợp lý nhất.

Bước 3: Tìm nhà cung cấp và đối tác
Tìm nhà cung cấp sự kiện là một nỗi khổ. Mỗi thứ trong sự kiện của bạn cần một nhà cung cấp. Đa phần làm sự kiện thì bạn cũng đã có sẵn một số đầu mối nhà cung cấp quen thuộc như in ấn, âm thanh ánh sáng, biểu diễn. Nhưng đối với các hạng mục bạn chưa làm bao giờ thì lấy thông tin và liên hệ ở đâu? Đa số bạn sẽ phải google nhà cung cấp phù hợp, kiểm tra portfolio của họ, hỏi các vấn đề quan trọng như thời gian thực hiện, đặt cọc, hóa đơn đỏ,v.v.v. Một cách mình hay làm là hỏi các bên mình đã quen gợi ý về nhà cung cấp nếu họ biết. Điều này giảm thiểu thời gian tìm nhà cung cấp nhưng bạn vẫn phải kiểm tra kỹ các đối tác trước khi quyết định làm cùng.

Các dấu hiệu để biết nhà cung cấp là phù hợp với bạn:
  • Trả lời câu hỏi và yêu cầu nhanh chóng, ít vòng vo
  • Danh sách các dự án trước đây phù hợp với nhu cầu (họ không nhất thiết phải làm đúng sự kiện tương tự rồi, nhưng sản phẩm họ cung cấp phù hợp với nhu cầu)
  • Thời gian thi công hợp lý, đưa ra deadline rõ ràng cho bạn
  • Điều khoản thanh toán, giá trị đặt cọc phù hợp với bạn
Thường mọi người có một quan niệm sai lầm rằng nhiều bên làm cùng với một nhà cung cấp có nghĩa là họ tốt và bắt buộc phải làm với họ cho dù họ đối xử tệ với bạn. Thực tế không phải vậy. Việt Nam có rất nhiều nhà cung cấp ở mọi lĩnh vực, và họ cũng sẵn sàng làm việc với bạn. Vấn đề là bạn chưa biết đến. Không nên bị bó buộc vào một bên vì có thể về mặt kinh doanh, họ đang không cần bạn. Vậy tại sao bạn phải năn nỉ một cách khổ cực. Nói như vậy mình cũng muốn nói rằng nếu bạn bị ép buộc sử dụng một bên thì hạn chế việc phải làm việc với họ nhiều nhất có thể và để phần còn lại cho bên khác thoải mái hơn.

Bước 4: Marketing cho sự kiện
Nếu bạn nghĩ rằng, tiếp thị cho sự kiện là in flyer hoặc chạy quảng cáo thì sự kiện của bạn sẽ khó mà thành công. Thời đại công nghệ số giúp bạn đánh giá được hiểu quả của các kênh tiếp thị sự kiện. Với kinh phí 10% của tổng budget, bạn có thể chi được gì?


Bước 5: Điều chỉnh sự kiện
Sau khi bạn đã có ý tưởng sự kiện, lên ngân sách, tìm đối tác, marketing cho sự kiện, bạn sẽ phát hiện ra rằng đời không là như mơ. Sẽ có rất nhiều phần không thể thực hiện đúng theo ý tưởng được, bạn sẽ phải thay đổi. Quá trình sản xuất các collaterals cho sự kiện sẽ bị chậm trễ do được approve chậm, bị thay đổi nhiều hay nhà cung cấp bị dở hơi. Bạn sẽ phải có dự trù trong thời gian chưa sản xuất kịp ví dụ tìm bên khác đắt hơn để sản xuất số lượng nhỏ trong khi chờ đợi bên còn lại hoàn thành. Bên đối tác sẽ bỏ bom nếu họ gặp vấn đề nội bộ, bạn cần sẵn sàng quyết định hoặc bỏ luôn hoặc tìm người thay thế ngay lập tức. Chính vì thế ngay từ bước 1, bạn đã phải có một ý tưởng rõ ràng đâu là CORE của sự kiện và bắt buộc phải có, và đâu là GOOD TO HAVE để có thể thay đổi hoặc lược bỏ khi vấn đề phát sinh.

!!!BONUS!!! Bước 6: Lên kế hoạch chạy sự kiện
Đã cận ngày sự kiện, bạn và team sẽ làm gì? Ai ở đâu vào thời gian nào? Tại sự kiện bạn liên lạc với nhau qua phương thức nào? Nếu có emergency, team sẽ phải thông báo với ai như thế nào? Mục tiêu là để ngày hôm đó ai cũng biết rõ việc phải làm và sẽ tự làm không phải hỏi ý kiến leader liên tục. Mình sẽ có bài riêng về cách phân bổ công việc tại sự kiện cũng như format sẵn để giúp bạn điền vào.

VẬY LÀ HẾT! Lên kế hoạch tổ chức sự kiện rất mệt nhưng hy vọng những thông tin trên phần nào giúp ích cho các EVENT PLANNER một đường lối rõ ràng hơn. Chúc các bạn thành công!

Comments